erster ArbeitstagHohe Mitarbeiter-Fluktuation bereits vor dem ersten Arbeitstag

3 Punkte, damit die Einstellung von neuen Mitarbeiter:innen ein Erfolg wird und die neuen Mitarbeiter:innen nicht schon vor Arbeitsantritt kündigen.

Haufe Talent hat in seiner letzten Onboarding Studie ermittelt, dass 36 % aller neuen Mitarbeiter:innen bereits zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitsalltag kündigen. Das kostet den Unternehmen viel Geld.

Durch eine gute Vorbereitung durch HR und der Fachabteilung lässt sich die Effizienz steigern und eine soziale Integration neuer Mitarbeiter:innen kann gewährleistet werden. Dem/der neuen Mitarbeiter:in wird gezeigt, dass er/sie willkommen ist und dass sich das Unternehmen auf die Mitarbeit freut.

Ein professioneller Pre- und Onboarding-Prozess ist die Grundlage

Wie schaut es manchmal in der Realität aus? Neue Mitarbeiter:innen bekommen einen Vertrag zugeschickt zur Unterzeichnung und dann passiert häufig lange nichts im Unternehmen.

Wenn der Arbeitsantritt kurz bevor steht, kommen Überlegungen: Arbeitsplatz? IT-Zugang?  Wer hat überhaupt Zeit für den Neuankömmling am ersten Arbeitstag?

Das ist der Alltag, wie ich ihn ab und zu erlebe in Unternehmen.

Dabei beginnt das Spiel schon wesentlich früher. Der professionelle Prozess im Pre- und Onboarding startet nach der Vertragsunterschrift. Dazu gehören folgende Aufgaben:

  1. Im Einstellungsprozess sollten nach Vertragsunterschrift im Unternehmen die Maßnahmen eingeleitet werden für einen komplett ausgestatteten Arbeitsplatz.
    Dazu zählen:

    • Berechtigungen und Zugänge
    • Email-Adresse
    • Telefon und Handy
    • , Dienstwagen
    • Visitenkarten
    • benötigte Materialien für die tägliche Arbeit
    • evtl. notwendige Schulungen bzw. Einweisungen
    • etc.
  2. Mit welchen Informationen kann der/die neue Mitarbeiterin bereits vorab versorgt werden?
    • Gibt es eine Begrüßungsmappe mit Informationen zum Unternehmen wie Vision und Werte, Führungsgrundsätze, Arbeitsstil, betriebliche Umgangsformen, Teamkultur, Organigramm etc.
  3. Wo kann der/die neue Mitarbeiter:in bereits vorab eingebunden werden?
    • Gibt es Meetings und Veranstaltungen?
    • Interner Mitarbeiternewsletter?
    • E-Learning-Plattform, die bereits vorab zur Verfügung gestellt werden kann?
  4. Muss der/die neue Mitarbeiter:in umziehen?
    • Bieten Sie Unterstützung an bei Wohnungssuche, Kindergärten, Schulen etc.

Die Beteiligten im Unternehmen für einen professionellen Pre- und Onboarding-Prozess

Die HR-Abteilung ist nicht alleine für den Pre-Boarding-Prozess verantwortlich.

Führungskräfte sind die Hauptakteure

Ihre Aufgabe ist es, für die soziale Integration in der Phase vor dem Arbeitsantritt zu sorgen. Wie schon oben erwähnt, gibt es Meetings und Veranstaltungen in der Fachabteilung, an denen der/die neue Mitarbeiter:in vor Arbeitsantritt teilnehmen kann?

Auch sollte die Führungskraft das gesamte Team mit einbeziehen. Es ist nicht nur die Frage, wer die Patenrolle übernimmt, sondern es geht auch darum, weitere Ideen für die Einbindung neuer Mitarbeiter:innen mit in Betracht zu ziehen.

Es gilt das Motto: Mitarbeiter:innen haben gute Idee! Dafür ist nicht ausschließlich die Führungskraft dafür verantwortlich.

Die Einarbeitungszeit vorab bereits professionalisieren

In der Einarbeitungszeit geht es darum, dass der/die neue Mitarbeiter:in möglichst schnell produktiv arbeiten kann.

  • Was genau geschieht an den ersten Tagen?
  • Wer nimmt sich Zeit?
  • Welche Aktivitäten sind nötig?
  • Welche Arbeitsabläufe muss der:die Neue kennenlernen? Software? Systeme? Regelung? Wo sind diese Informationen jederzeit zugänglich?

Der Einarbeitungsplan inklusive regelmäßiger Feedbackrunden

Im Einarbeitungsplan werden gemeinsam mit dem/der neuen Mitarbeiter:in die Projekte, Ziele und Aufgaben festgelegt zur Umsetzung.

In Folge sind dann regelmäßige Feedbackrunden mit der entsprechenden Führungskraft.

  • Wer erstellt den Einarbeitungsplan?
  • Sind die regelmäßigen Feedbackgespräche terminiert?

Der Einarbeitungsplan mit den regelmäßigen Feedbackrunden ist eine wichtige Entscheidungsgrundlage, wie es nach der Probezeit im Unternehmen weitergehen kann und beantwortet folgende Fragen:

  • Ist das der/die richtige Mitarbeiter:in für diesen Arbeitsplatz?
  • Welche Änderungen sind nötig, damit der/die Mitarbeiter:in zufrieden ist?
  • Hat die verantwortliche Führungskraft die Sicherheit, dass die Aufgaben zu ihrer Zufriedenheit durchgeführt werden?
  • Passt der/die neue Mitarbeiter:in ins Team?
  • Funktioniert die Zusammenarbeit mit den anderen Teammitgliedern bzw. anderen Abteilung reibungslos?
  • Erfüllt der/die neue Mitarbeiter:in die Erwartungen? Oder besteht noch Handlungsbedarf?
  • Gibt es etwas, was am Aufgabengebiet geändert werden muss?
  • etc

Fazit:

Ein professioneller und strukturierter Prozess für das Pre- und Onboarding neuer Mitarbeiter:innen ist der allererste Ansatz, die Mitarbeiterfluktuation im Unternehmen zu senken. Sie legen damit bereits den Grundstein für die Mitarbeiterloyalität.

Loyale Mitarbeiter:innen verlassen nicht nur ungern das Unternehmen. Sie sorgen bei Bedarf auch für neue Mitarbeiter:innen!

Dabei ist das Zusammenspiel zwischen HR und der Fachabteilung wichtig. Fehlt die HR-Abteilung, sind die Aufgaben, die oben genannt wurden, von anderen Bereichen zu übernehmen.

Wie ist das bei Ihnen?
Haben Sie bereits einen professionellen und strukturieren Prozess zur Einstellung neuer Mitarbeiter:innen?

Ich unterstütze Sie dabei gerne, einen schlanken und effizienten Prozess in Gang zu bringen, der an Ihre spezielle Situation angepasst ist, damit Sie bereits von Anfang an Zeit und Geld einsparen können durch eine geringe Mitarbeiterfluktuation im Pre- und Onboarding-Prozess.

Kontaktieren Sie mich doch gleich hier über das Anfrageformular. Ich melde mich dann bei Ihnen zu Terminvereinbarung.